Política de tratamiento de datos personales
GENERALIDADES
El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de datos Personales de la FUNDACIÓN AMFRA en Colombia, actuando como entidad sin ánimo de lucro que busca la unión y convivencia de las personas por la paz.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
En cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la ENTIDAD garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.
RESPONSABLE
La fundación es una persona jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro, domiciliada en Zipacon, Cundinamarca, jurídicamente reconocida por la cama de Comercio de Facatativá Cundinamarca mediante resolución ejecutiva No. 33 del 2 de septiembre de 2016, publicada en el Diario Oficial No. 20.894 de 1928, con NIT 901.008.079-6, cuyos datos de contacto son los siguientes: Dirección: Finca Selva Morena, vereda laguna verde, Zipacon Cundinamarca, Colombia Sur de América. Teléfono: 321 2148806 Correo electrónico: contacto@amfra.org
DEFINICIONES
Autorización Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con Otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Principio de legalidad El Tratamiento de datos personales es una actividad regularizada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
Principio de veracidad o calidad La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. Contenido de las bases de datos En las bases de datos de la fundación se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la FUNDACIÓN puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos), en las bases de los integrantes de retiros, cursos, grupo, proyectos además de los anteriores se solicitara información con relación a su religión y comportamiento, como también prácticas de comportamiento, consumos de algún estupefaciente, vicios como el juego, licor, etc. Composición familiar, actividades que le otorguen satisfacción, etc. Todo lo relacionado con aras de poder conocer mejor su comportamiento en sociedad. En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012. Tratamiento de la información que consta en las bases de datos de la entidad es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, cedulados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros (países), independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, la fundación podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas. La FUNDACIÓN velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.
Finalidad
La información recolectada por la FUNDACIÓN tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como entidad. Además, la FUNDACIÓN guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, y laboral. La información sobre clientes proveedores, empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. La información sobre participantes de cursos, seminarios o retiros se almacena con el fin de dar cumplimiento a las actividades propias del objeto, particularmente las relacionadas con el desarrollo, planeación e implementación de programas, proyectos, planes, políticas, etc. para promover la paz y la fe católica desde las enseñanzas con el comportamiento de la inmaculada Concepción de la siempre Virgen María.
Derechos de los titulares
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán: 1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la FUNDACIÓN o a los encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la FUNDACIÓN, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley. 3. Ser informado por la FUNDACIÓN o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 5. Revocar la autorización y/o solicitar la eliminación del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la FUNDACIÓN o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. 6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
La ENTIDAD deberá: 1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 7. Rectificar la información cuando sea necesario y si es incorrecta comunicar lo pertinente al Encargado. 8. Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. 9. Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. 11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 12. Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; 14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. Persona o área responsable Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a: FUNDACIÓN AMFRA Dependencia: Dirección Jurídica Dirección: finca selva morena, vereda laguna verde, municipio de Zipacon Cundinamarca. Correo electrónico contacto@amfra.org Teléfono: 321 2148806.